La base documentaire garantit à tout utilisateur un accès permanent à l'information, régit par des droits d'accès fins et des fonctions de modification et de recherche puissantes : l'information confidentielle est sécurisée, l'accès à l'information souhaitée est immédiat, la traçabilité des modifications est totale.

Une société commercialisant des téléphones portables souhaite coordonner avec ses partenaires la mise à disposition de sa gamme, en facilitant l’accès aux documents produits par une multitude de profils (équipe marketing, département communication, mais aussi distributeurs internationaux, fournisseurs ou fabricants potentiels) :

• Les droits d’accès finement définis permettent à chacune des populations d’avoir une vision limitée uniquement à ses besoins propres.
• Chaque document dispose de ses propres caract éristiques et de son propre cycle de vie ; les comptes-rendus des réunions avec les distributeurs sont bien sûr gérés différemment des fiches marketing …
• Les fichiers bureautiques sont modifiés directement dans la base documentaire, selon le mode opératoire utilisé quand vous travaillez sur votre poste de travail : plus besoin de télécharger, modifier, publier !

Etes-vous sûr que le fichier que vous avez mis 30 minutes à retrouver sur le serveur est la dernière version utilisée ?
Pouvez-vous, à postériori, retracer l’évolution des documents et les intervenants qui y ont participé ? 
Savez-vous quels sont les documents qui ne sont jamais consultés ?
Sont-ils inintéressants ou inaccessibles ?