Base documentaire

La base de connaissances s'appuie sur la base documentaire de votre intranet-extranet.

Vous pouvez déposer tous types de fichiers et choisir leur date de publication.

La notice, totalement personnalisable par vos soins, vous permet de caractériser vos fichiers.
Dans tous les cas, ils pourront être reconnus et indexés en temps réel par le serveur.
Le moteur de recherche plein texte indexe le contenu des documents et de leurs fichiers attachés.

La base de connaissances se constitue d'une arborescence de répertoires dont les thématiques sont définies par vos soins.
Les utilisateurs ayant le droit peuvent déposer leurs documents et fichiers attachés pour les mettre à disposition.
Ils peuvent également attacher des commentaires à des documents qui seront transmis directement par mail à l'auteur du document.

L'information est constamment disponible et centralisée pour l'ensemble de vos collaborateurs.
Ils peuvent accéder facilement à l'information grâce à différentes options de recherche et être tenus informés grâce aux outils pull et push.

L'intranet intègre alors la base des documents et informations de référence.

Durée de vie des documents

Pour entretenir une gestion active de votre base de connaissance, les documents ont une durée de vie limitée qui est définie par l'administrateur. Sans indication de la part de l'administrateur, la durée de vie du document, créée automatiquement au dépôt du document est de 365 jours.
La durée de vie d'un document est modifialble à tout moment.

Une fois le document arrivé en fin de vie, le contributeur (la personne qui a déposé le document dans l'intranet) reçoit une alerte qui lui demande la suite à donner : archiver le document, prolonger sa durée de vie, le mettre à jour ou le supprimer.