L’ère de la transformation numérique encourage les entreprises à dématérialiser l’ensemble de leurs documents.

Tous les collaborateurs et tous les services créent, partagent et utilisent quotidiennement de nombreux documents. Une solution de gestion documentaire va permettre de traiter, classer, stocker et diffuser les documents.

Efficience
L’ensemble des documents sont centralisés sur une même plateforme ce qui améliore la productivité des collaborateurs.
En effet, une mauvaise gestion documentaire entraîne une perte de temps pour les collaborateurs lors de la recherche de documents ; les collaborateurs recherchent des documents enregistrés au mauvais endroit, renommés ou même supprimés par erreur.
Selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver.

Collaboration
Tous les collaborateurs ont accès aux documents et peuvent les télécharger, partager, commenter, contribuer ce qui favorise le travail collaboratif dans l’entreprise. Chaque collaborateur accède à la dernière version du document et les informations ne subissent plus de risque de perte ou de détérioration.

Grâce à une solution de gestion documentaire en mode Saas, l’ensemble des collaborateurs ont accès en temps réel aux informations 24h/24h, 7j/7j, depuis n’importe quels supports (Pc, mobile, tablette). L’information circule alors facilement et devient plus simplement exploitable.

Sécurité
La gestion documentaire permet d’avoir une traçabilité des documents et donc de contrôler la circulation de l’information. Cette solution garantie que les données concernant l’activité de l’entreprise sont en permanence bien protégées.
La solution de gestion documentaire permet de définir les droits d’accès et d’action sur chaque document à chacun des utilisateurs ou groupe d’utilisateurs. Chacun n’a accès qu’à l’information qui le concerne et qu’il peut utiliser.

Découvrez CotraDOC, la solution de gestion documentaire collaborative qui vous permettra de gérer efficacement l’ensemble de vos documents et en toute sécurité. Nous offrons un service sur-mesure adaptée à vos besoins.

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