Retour d’expérience client

Comment le Syndicat d’Assainissement de la Vallée de l’Oise Sud (SIAVOS) a optimisé sa gestion des interactions usagers grâce à Cotranet ?​
siavos
Notre client | Le siavos

Le Syndicat d’Assainissement de la Vallée de l’Oise Sud est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale sous la forme d’un syndicat mixte. Sa vocation est de gérer la collecte, le transport et le traitement des eaux usées et des eaux pluviales sur le territoire de cinq communes.

Le Syndicat gère plus de 100 km de réseaux d’eaux usées et 70 km de réseaux d’eaux pluviales. L’exploitation d’un service d’assainissement à l’échelle de 24 000 habitants (soit environ 1 million de mètre cubes d’eaux usées par an), demande une grande technicité et une maîtrise du service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. 

Consultez le site Internet de notre client  > www.siavos.fr

Les enjeux
de notre client

Vers une gestion optimisée des processus et des usagers : vers une nouvelle étape de la transformation digitale du SIAVOS

Le Syndicat d’Assainissement de la Vallée de l’Oise Sud (SIAVOS) est un établissement public chargé de la gestion et du traitement des eaux usées dans plusieurs communes de la vallée de l’Oise.

Face à une demande croissante de transparence et d’efficacité dans le traitement des données, le SIAVOS a entamé une transformation digitale ambitieuse.

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La
problématique
de notre client

Dans le secteur de la gestion de l’eau, les syndicats et services publics doivent répondre à des demandes variées des usagers et de leurs logements, tout en gardant une traçabilité des échanges : demande de contrôle, instruction d’un permis, demande de branchement, réclamation… L’objectif de la mise en œuvre d’une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) était de pouvoir centraliser, structurer et assurer la traçabilité ces échanges entre les usagers, leur logement et le SIAVOS.

« Chacune des interactions avec nos usagers étaient gérées dans des tableaux Excel séparés en fonction de la nature de l’interaction. Concernant le courrier, il n’y avait pas d’outil de suivi...»
logo siavos
Sophie Grondin
Ingénieur & Responsable des process usagers

Les missions Cotranet

Dans le secteur de la gestion de l’eau, les syndicats et services publics font face à une problématique complexe : répondre efficacement aux demandes variées des usagers tout en garantissant une traçabilité rigoureuse des échanges. C’est dans ce contexte exigeant que Cotranet intervient, apportant son expertise pour optimiser la gestion des processus, renforcer la transparence et fluidifier les relations entre les services publics et leurs usagers.

Accompagnement personnalisé

Identification précise des besoins et accompagnement lors de chaque étape de la mise en oeuvre de la solution.

Solution
dédiée

Mise à disposition du logiciel spécifiquement adapté aux besoins du SIAVOS, incluant un
hébergement sécurisé.

Formation
ciblée

Une journée pour tous les utilisateurs et quatre journées pour l’administrateur, afin de garantir une maîtrise complète de l’outil.

Support
continu

Suivi du projet, maintenance et accompagnement dans
les évolutions : un service de qualité sur le long terme.

Pourquoi choisir Cotranet ?

« Nous savions que nous avions besoin d’une solution sur-mesure et surtout évolutive… Le produit a été adapté à nos besoins en collaboration, le workflow s’est calé sur nos processus existants et la transition s’est déroulée sans accrocs »
logo siavos
Sophie Grondin
Ingénieur & Responsable des process usagers

Les
bénéfices
pour le SIAVOS

Les données sont désormais centralisées, permettant leur connexion entre elles (formulaires, échanges, documents associés à la demande, etc.).

Les collaborateurs ont un accès rapide aux informations et les données nécessaires pour les rapports d’activités annuels qui sont compilées en quelques clics.

La communication entre collègues se recentre sur les dossiers les plus complexes grâce aux commentaires et le workflow gère les autres étapes. Les réunions de travail sont plus courtes, dont l’ordre du jour s’est étoffé de sujets connexes peu ou pas traités auparavant

Il est possible de renseigner l’usager directement en ligne sur des questions qui auraient nécessité, avant la solution, plusieurs dizaines de minutes de recherche (voire d’ouverture de dossiers papier) et un rappel.

Le workflow des courriers permet l’attribution à un agent pour plus d’efficacité dans la réponse, tout en offrant une diffusion de l’information à toutes les autres personnes impliquées.

Les équipes disposent d’un accès à un maximum d’informations, même en l’absence du collègue à l’origine de l’interaction.

Les règles de champs de la notice permettent d’éviter beaucoup d’erreurs (erreurs de saisie, oublis de données obligatoires, incohérences, etc.).

nos atouts clés

Pour répondre aux enjeux spécifiques des syndicats des eaux, notre solution GED et notre accompagnement offrent des avantages concrets :

Vous rencontrez des problématiques similaires ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre solution GED peut répondre à vos besoins.

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