Mais alors, quelle est la définition d’une GED ? Comment la GED va vous aider au quotidien ? Est-ce sécurisé pour mes données ? Faut-il un budget conséquent pour s’équiper ? Nous allons répondre à vos questions dans ce dossier.

Qu’est-ce qu’une GED ?
Par documents, nous entendons ici un ou plusieurs fichiers qui sont classés autour d’un sujet précis :



La raison d’être d’une GED est donc de vous aider à gérer les documents de votre entreprise. Que ce soient des documents papier numérisés, des images, des fichiers numériques, une GED prend en charge l’organisation de vos documents pour optimiser votre activité.
Trouver

Accédez rapidement à vos documents grâce au moteur de recherche intégré. Recherchez par mot clé dans les fichiers ou grâce aux métadonnées que vous ajoutez. Chaque dossiers ou fichiers va pouvoir être enrichi de métadonnées, afin d’organiser finement votre GED et profiter au maximum des options avancées.
Vous avez la possibilité de sauvegarder vos recherches récurrentes sous forme de lien et de les mettre en page d’accueil.
Contribuer

Travailler

Comment une GED peut aider mon entreprise ?
- Classification et indexation précise de vos documents
- Création d’une base de données commune à votre entreprise
- Diffusion et délivrabilité améliorées de vos documents grâce au Workflow
- Rendre accessible vos documents 24h/24,7h/7, dans le monde entier
- Sécuriser les accès à votre savoir

En plus de vous permettre d’accéder et de trouver vos documents n’importe où, vous pouvez aussi vous servir de votre GED pour assurer un suivi précis et performant de vos échanges. En effet, la fonctionnalité de Workflow va vous permettre d’assurer le suivi précis de vos documents. Définissez des auteurs, validateurs, etc., et envoyez des notifications en temps réel afin d’accélérer vos processus de validation.
Enfin, une GED peut aussi vous aider dans l’obtention de norme. L’association entre la traçabilité, la gestion des droits et le workflow vous permettront d’assurer une conformité maximale de vos échanges.
Mes données sont-elles en sécurité dans une GED ?
La sécurisation de vos données se poursuit sur deux autres points :
Hébergement

Gestion des droits

Si vous avez besoin de plus de sécurité et de contrôle, notre GED est aussi compatible avec des serveurs cryptés ou certifiés HDS.
Combien va me coûter une GED ?
Voici comment se découpe financièrement un projet GED chez nous :
Un coût fixe du logiciel
Un coût variable de gestion de projet avec nos experts
Un coût variable en fonction du nombre d’utilisateurs
Vous définissez en amont de projet le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution. En fonction de vos futurs besoins, le nombre d’utilisateurs va pouvoir varier.
Un coût de formation
Un coût facultatif d’hébergement de la solution
Pour vous donner un ordre d’idée, pour une GED sans développement spécifique, avec le minimum de gestion de projet et de formation, en mode SaaS, il faut prévoir un coût fixe de 1725€ pour la gestion de projet et la mise en œuvre, ainsi qu’un abonnement mensuel à partir de 40€.
Avec Cotranet, vous aurez donc votre GED à partir de 2205€ la première année, puis à partir de 480€ par an dès la seconde année !