Du désordre à l'ordre : adoptez une GED pour des vacances tranquilles !
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Léa C.
- GED
Classer ses documents en entreprise, c’est un peu comme essayer de ranger une chambre d’ado : on sait que c’est nécessaire, mais par où commencer ? Avec une multitude de documents différents (administratifs, procédures, qualité, financiers…), il n’est pas surprenant que de nombreuses entreprises se sentent rapidement submergées.
Heureusement, il existe des solutions modernes pour transformer ce chaos en ordre. Et nous savons tous à quel point il est crucial de tout préparer avant de partir en vacances 🌟 , y compris de bien classer ses documents ! Imaginez partir l’esprit léger, sachant que tous vos papiers / dossiers sont en ordre et facilement accessibles pour ceux qui restent au bureau.
À travers cet article, vous découvrirez comment surmonter les défis du classement des documents et pourquoi changer pour une GED peut être la solution idéale. 👇
Le défi du classement des documents
Nous le savons, tout comme vous, le classement des documents peut souvent ressembler à un marathon sans fin.
Dans un premier temps, il y a la variété et la complexité des documents à gérer. Des contrats aux factures, en passant par les rapports et les mémos, chaque type de document a ses propres exigences spécifiques. Il n’est pas rare de voir une montagne de papiers s’accumuler, chacun avec des critères de classement différents, ce qui rend la tâche d’autant plus complexe.
Ensuite, les exigences de conformité et de sécurité viennent ajouter une autre couche de difficulté. Les entreprises doivent se conformer à des réglementations strictes comme le RGPD, ce qui implique une gestion rigoureuse et une traçabilité impeccable de chaque document. Toute erreur peut entraîner des sanctions sévères, sans parler de la perte de confiance des clients. Assurer la sécurité des informations sensibles est donc primordial, mais cela demande une organisation sans faille et des mesures de protection robustes.
Pour couronner le tout, il est essentiel que vos documents soient accessibles rapidement et facilement par différents utilisateurs au sein de l’entreprise. L’un de vos employés du service juridique cherche un contrat spécifique, ou un membre de votre équipe comptable a besoin de retrouver une facture rapidement ? Vous devez alors disposez d’un système de classement efficace, qui doit donc non seulement être bien structuré, mais aussi adaptable aux besoins de différents départements et utilisateurs.
🙌 Face à ces défis, vous avez bien compris que votre gestion documentaire ne peut pas être laissée au hasard, et encore moins avant votre départ en vacances. Il faut une solution robuste et flexible qui puisse répondre aux différents besoins de l’entreprise, tout en garantissant conformité et sécurité. Et c’est précisément là que Cotranet intervient, avec sa capacité à offrir une solution rapide à mettre en oeuvre avec un accompagnement 100% personnalisé pour gérer le classement de vos documents papiers ou digitaux !
Classer oui, mais classons stratégiquement !
La Gestion Électronique des Documents (GED) dépasse le simple stockage ; c’est un outil essentiel pour classer, organiser et structurer la base documentaire de votre entreprise. 3-2-1 c’est parti ! Vous êtes en route pour adopter un plan de classement digital qui présente de nombreux avantages.
🦖 Pendant des décennies, les entreprises ont utilisé des méthodes traditionnelles de classement manuel, stockant des documents physiques dans des armoires. Bien que cette méthode ait servi son époque, elle présente des limites : risques de perte ou de dommages, erreurs humaines, et encombrement des espaces de travail. La recherche de documents physiques est également chronophage et inefficace. Enfin, ces méthodes ne répondent pas aux exigences de flexibilité et de rapidité, entravant le partage et la collaboration.
Alors, avant de partir en congé et laisser vos documents sur votre bureau, passez au classement digital avec la GED ! 💡 Vous bénéficierez d’une organisation et d’un accès rapide aux documents, réduisant le temps de recherche. La GED améliore la sécurité des données grâce à des systèmes de cryptage et des contrôles d’accès. Elle favorise la collaboration en permettant le partage et l’édition simultanée des documents par plusieurs utilisateurs. De plus, la GED aide à la conformité réglementaire en assurant une traçabilité et un archivage fiables. Elle contribue également à la réduction des coûts liés au stockage physique et à l’impression de documents, tout en ayant un impact écologique positif.
En adoptant une GED, les entreprises modernisent leur gestion documentaire, augmentent leur efficacité opérationnelle et se préparent pour l’avenir numérique.
Optez sans tarder pour la solution GED de Cotranet
- Une solution simple d’usage et de mise en oeuvre
- Une solution adaptable aux besoins de chaque utilisateur
- Une transition en douceur grâce à des sessions de formation
Chez Cotranet, nous tissons une relation privilégiée avec chacun de nos clients pour construire une solution qui répond à vos attentes. Pour organiser vos documents, nous mettons en place un plan de classement efficace grâce à une écoute active de vos problématiques métiers :
- Tout commence par une analyse des besoins spécifiques de l’entreprise. Il s’agit d’identifier les types de documents à gérer, les flux de travail existants et les exigences des différents utilisateurs.
- Ensuite, il faut définir les catégories et sous-catégories de documents, en s’assurant qu’elles sont logiques et faciles à utiliser pour tous les profils concernés.
- Une fois le plan de classement établi, il est intégré dans Cotranet par nos soins.
☝ Chez Cotranet, nous avons compris que chaque entreprise a ses propres besoins et défis en matière de gestion documentaire. C’est pourquoi notre solution de Gestion Électronique de Documents (GED) propose une fonctionnalité unique : la possibilité de créer des plans de classement personnalisés selon les profils des utilisateurs. Pour faire simple, cela signifie que le contenu reste le même, mais peut être organisé et visualisé sous différents points de vue, en fonction de votre rôle dans l’entreprise. Plus besoin de chercher une aiguille dans une botte de foin : avec Cotranet, chaque utilisateur trouve exactement ce dont il a besoin, rapidement et facilement. Par exemple, les contrats peuvent être classés par date, par client ou par type de service selon les préférences du service juridique, tandis que le département financier peut les organiser par montant ou par échéance.
Convaincu(e) ?
👉 Convaincu(e) de la nécessité de passer à un système de classement des documents plus efficace, mais vous avez du mal à organiser ce changement ? Chez Cotranet, nos experts sont là pour vous accompagner. Profitez d’un rendez-vous de démonstration de 30 minutes avant de changer de méthode de classement : vous serez conquis !
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