Partager un document en toute sécurité : c’est possible !
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Léa C.
- GED
Les organisations ont souvent besoin de partager des documents ou fichiers avec des utilisateurs extérieurs : prestataires, clients, partenaires, administrations, usagers, élus… Or, ces destinataires n’ont pas toujours accès à votre solution de GED. Cela donne lieu à des envois par e-mail non sécurisés, à des transferts manuels ou à des plateformes non maîtrisées par la DSI.
➡️ Résultat : perte de temps, risques de diffusion non contrôlée, non-conformité RGPD.
Nous avons développé une fonctionnalité simple, intégrée et sécurisée pour répondre à ce besoin métier courant, en toute conformité.
Le partage sécurisé, sans compte utilisateur
Grâce à cette nouveauté, vous pouvez désormais générer un lien sécurisé vers un document ou un/plusieurs fichiers , à destination d’un tiers non connecté à votre GED.
Ce lien, protégé, a une durée de validité limitée, et est totalement tracé.
Le bénéficiaire n’a rien à installer : il accède aux documents via une interface claire et à vos couleurs, dans un environnement maîtrisé par votre organisation.
🔐 Sécurité, maîtrise, simplicité : ce partage respecte vos règles internes, sans ouvrir de faille dans votre système d’information.
Une fonctionnalité pensée pour les usages réels
Ce type de partage est particulièrement utile dans des situations fréquentes, par exemple :
- Transmission de documents à un partenaire
- Envoi d’une décision à un usager
- Mise à disposition temporaire d’un document administratif ou contractuel
- Partage d’un document RH à un salarié quittant une société
Et tout cela sans sortir du cadre sécurisé de votre GED.
Conformité et traçabilité garanties
Chaque lien de partage est journalisé : vous savez qui a envoyé quoi, quand, et à qui, et si le document/fichier a été vu. La fonctionnalité est paramétrable selon vos exigences (durée de validité, notification à l’expéditeur…).
Vous gardez le contrôle total sur la diffusion de vos documents, vous pouvez à tout moment révoquer le lien partagé.
Un petit plus, un grand pas vers une GED au service des métiers
Cette évolution est le reflet de notre démarche : rendre la GED plus complète, plus accessible, et davantage orientée vers les usages réels de votre métier.
Vous utilisez déjà cette fonctionnalité ? N’hésitez pas à nous faire part de vos retours d’usage : nous la faisons évoluer pour vous et avec vous.
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