Aujourd’hui, pour gérer et organiser vos données, une multitude de solutions existe. Vous avez découvert dans vos recherches des logiciels GED, mais aussi des PIM, des BAM, des ECM et des DAM. Après votre lecture, vous vous posez surement 2 questions :
- Que signifient ses acronymes ?
- Quelles sont leurs différences ?
Nous allons répondre à vos questions.
Avant tout, parlons ECM
Comment commencer à vous répondre sans vous parler d’ECM, ou « d’Entreprise Content Management ». C’est la base de tout ce que l’on va voir après ! En effet, ce concept englobe tous les principes de gestion du contenu d’une entreprise. La vie d’une entreprise est rythmée par la création de documents, papiers et numériques, et cela quotidiennement. Toutes ses nouvelles données sont stockées un peu partout : un serveur d’entreprise, les disques durs de vos collaborateurs, des clés USB ou encore dans des courriels. Et c’est là la principale source de difficulté : comment retrouver, partager et travailler sur le bon document dans cette masse d’information, de manière fluide et efficace ?
Parler d’ECM en entreprise, c’est donc de proposer une gestion centralisée de ce flux de données. En fonction de vos besoins, plusieurs outils vont pouvoir vous aider : Les GED, PIM, BAM et DAM.
La GED, ou Gestion Électronique des Documents
La GED, c’est la « gestion électronique des documents ». Cette solution vous permet de gérer, organiser, partager et collaborer sur l’ensemble des documents de votre organisation. Une GED repose sur 3 piliers : Rechercher, Contribuer et Travailler. Pour résumer, cet outil simplifiera le quotidien de vos collaborateurs en leur donnant une place centrale et des fonctions de productivités pour leurs échanges de documents.
La GED vous permet de mettre en place traçabilité et historique pour vos documents. Les fonctions de versionning et d’historique sont nativement intégrées dans la GED.
La GED est l’outil idéal pour gérer tout le contenu de votre entreprise, quel que soit le service. Si vous cherchez à rester en conformité, c’est votre meilleur allié !
Le PIM, le Product Information Management
Premier anglicisme de la liste, le PIM, pour « product information management », se concentre sur la gestion des informations de vos produits. Cousin germain des ERP, le PIM vous permet d’avoir une base de données centrée sur vos produits : documentations techniques, prix, fournisseurs, déclinaisons, etc. C’est un outil idéal pour vos équipes afin de maintenir un niveau de connaissance et d’assurer le suivi de vos produits pendant leurs cycles de vie !
Une PIM peut-être votre arme fatale si vous possédez un site de vente en ligne : toutes vos informations disponibles sur la même interface, avec une mise à jour en temps réel de votre site !
Le DAM, pour Digital Asset Management
Le DAM, c’est le « digital asset management ». En français, le DAM vous donne les outils pour gérer vos ressources numériques. Et là, vous vous dites : Mais c’est une GED ?!? Eh bien oui, mais non !
Les objectifs du DAM et d’une GED sont très proches : vous permettre de gérer le cycle de vie de vos données. Là où la GED va plus performer avec des documents à fortes valeurs ajoutées (compte rendu, facture, dossier RH, etc.), le DAM excelle pour les produits numériques (vidéos, photographie, plan architecte, etc.).
Le DAM est donc le compagnon idéal pour la gestion de votre contenu multimédia. Les services R&D ou graphiques qui partagent souvent des ressources de plusieurs Go, voir To vont favoriser cette solution.
Le BAM, ou Brand Asset Management
Le BAM, c’est le petit dernier de la famille. Le « brand asset management » est souvent décrit comme une branche indépendante du DAM. Là où le DAM va plus se concentrer sur les produits numériques, le BAM est plus orienté vers la gestion des campagnes de communication. Les fonctionnalités disponibles sont donc très proches du DAM.
Le BAM est donc la solution idéale pour un service communication ou une agence. C’est un formidable outil pour optimiser sa stratégie de marque et l’acquisition de notoriété et suivre des campagnes de communication.
Quel est le meilleur choix pour mon entreprise ?
Aujourd’hui, les enjeux autour de la gestion des données et l’optimisation des flux sont énormes : productivité, accessibilité et sécurisation des données, archivage, etc. Intégrer un outil ECM est une réponse fiable et pérenne pour votre entreprise. Mais devant la multitude de solutions et l’impact de l’intégration pour vos équipes, trouver la bonne solution est un réel casse-tête. Il vous faudra vous poser les bonnes questions et idéalement vous faire conseiller par un tiers.
Si vous êtes intéressé par l’acquisition d’un outil pour la gestion de vos contenus, n’hésitez pas à contacter dès à présent un de nos chefs de projets. Ils seront ravis d’écouter vos besoins et de vous accompagner dans le choix et la mise en place de la solution la plus adaptée pour vous.