Gestion Électronique du Courrier (GEC) pour le Secteur Public
Optimisez votre gestion du courrier
Notre solution de Gestion Électronique du Courrier (GEC) permet aux administrations publiques de moderniser et d’optimiser la gestion de leurs flux documentaires, garantissant sécurité, traçabilité et conformité réglementaire.
Protéger la souveraineté des données des usagers : un enjeu crucial
Les administrations publiques sont confrontées à des défis croissants dans la gestion du courrier. Chaque jour, elles traitent un volume important de courriers, d’e-mails et de demandes d’usagers. Entre échanges papier, relances manuelles et suivi des dossiers, la gestion devient rapidement chronophage, complexe et sujette aux erreurs.
La dématérialisation et l’automatisation des flux de courriers entrants, sortants et internes sont désormais des impératifs pour garantir une traçabilité renforcée, une réactivité optimale et une gestion fluide des processus. Adopter une solution de Gestion Électronique du Courrier (GEC) permet de répondre à ces enjeux tout en assurant la sécurité des données et la conformité aux normes réglementaires.
Souveraineté numérique
Garantir que les données des citoyens et de votre administration restent sous contrôle national, en France, sans dépendre de services étrangers.
Sécurité et Confidentialité
Garantir la protection de documents et informations sensibles contre les cybermenaces et les accès non autorisés.
Conformité Réglementaire
Respecter les normes de sécurité et les réglementations en vigueur, notamment en matière d’archivage et de protection des données (RGPD).
Traçabilité complète
Centraliser les courriers entrants et sortants pour un suivi en temps réel, une distribution rapide et une réduction des erreurs humaines.
Notre solution Cotra'GEC
Une réponse adaptée aux administrations publiques
Hébergement sécurisé et souverain
Vos données sont stockées en France, près de Grenoble, chez un partenaire de confiance, garantissant une sécurité optimale, une confidentialité stricte et une redondance sur deux centres de données distincts. L’infrastructure respecte scrupuleusement les exigences européennes en matière de protection des données (RGPD, SecNumCloud en option).
Traitement multicanal des flux entrants et sortants
Capture et centralisation des courriers entrants et sortants, quel que soit leur format d’origine (papier, email, formulaire en ligne…). Notre solution permet également une intégration fluide avec des outils tiers comme Outlook ou d’autres solutions métier utilisées par l’administration.
Automatisation des workflows
Chaque courrier est automatiquement classifié, distribué et archivé, garantissant une transmission rapide aux bons destinataires. La solution offre un suivi détaillé des traitements, assurant une traçabilité complète des échanges et des actions effectuées sur chaque document.
Collaboration et partage
Les agents peuvent travailler simultanément sur un même document, bénéficier de modèles de réponses adaptées et assurer une continuité fluide dans le traitement des courriers. Un système de notifications (email et/ou tableau de bord) informe instantanément les collaborateurs des tâches à traiter.
Archivage sécurisé et suppression
L’archivage électronique garantit la conservation des courriers selon les durées légales imposées aux administrations, avec des règles précises de suppression automatique pour respecter les obligations de protection des données et éviter l’encombrement des systèmes.
Reporting & suivi en temps réel
Tableaux de bord interactifs et indicateurs de performance pour analyser les volumes de courriers, suivre les délais de traitement et optimiser les processus en temps réel.
Des modules à la carte
Ajouter des modules pour une GEC encore plus performante
Module eSignature
Signez vos documents, propositions, contrats ou tout autre document au même endroit.
Module Partage Sécurisé
Envoyez des documents à des utilisateurs externes non connectés, tout en garantissant leur sécurité et traçabilité.
Module DataSource
Connectez votre GEC avec vos outils métiers tels qu’un CRM, un logiciel métier et bien plus.
Module Agenda
Gérer des bases de données d’organismes, de personnes, et de ressources (salles, véhicules, équipements).
Module Annuaire
Centraliser la gestion des agendas (personnels, de services, de ressources…) et synchroniser les outils externes.
Pourquoi choisir Cotranet ?
Cotra’GEC, c’est une solution évolutive, performante et sécurisée, pensée pour simplifier votre gestion documentaire et accompagner la transformation de votre administration.
Confiance
Tisser des relations durables et vous accompagner sur le long terme
Innovation
Offrir une solution modulaire, toujours à la pointe de la technologie grâce à un investissement R&D conséquent.
Sécurité
Protéger vos données, que ce soit sur le cloud ou en on-premise, avec des standards élevés de conformité et de cybersécurité.
Performance
Intégrer une GED parfaitement interconnectée à votre écosystème et optimiser les processus grâce à une gestion efficace des documents.
Collaboration
Concevoir ensemble une GED sur mesure, parfaitement intégrée à votre écosystème, optimisée pour vos besoins et sans surdimensionnement, afin de maîtriser vos coûts.
Notre accompagnement
Un consultant dédié analyse vos processus, identifie les axes d’amélioration et vous guide vers une GED performante et adaptée à vos besoins.
Diagnostics
Analyse des flux documentaires et des usages
Rapport
Identification des dysfonctionnements et axes d’optimisation
Préconisations
Solution et modules adaptées à votre organisation
Cadrage
Rédaction d’un cahier des charges précis pour une mise en œuvre efficace
Accompagnement
Accompagnement des équipes pour une adoption réussie de la solution
Ils nous font confiance
Une démo ?
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