Gestion Électronique du Courrier (GEC) pour les Entreprises
Optimisez la gestion de vos échanges
Notre solution de Gestion Électronique du Courrier (GEC) aide les entreprises à structurer et automatiser la gestion de leurs flux de demandes entrantes, sortantes et internes. Vous gagnez en efficacité, traçabilité et réactivité tout en garantissant la confidentialité et la conformité de vos données.
Répondre aux enjeux de la gestion du courrier en entreprise
Dans un contexte de transformation digitale, les entreprises font face à une multiplication des canaux de communication : e-mails, courriers papier, formulaires en ligne, plateformes partenaires, etc.
Sans une solution adaptée, la gestion des demandes entrantes devient rapidement source de perte d’information, de délais, et d’insatisfaction client.
Notre solution de GEC permet de centraliser tous vos flux, de les catégoriser automatiquement, de prioriser les traitements et d’assurer un suivi en temps réel.
Amélioration de la satisfaction client
Traitez plus rapidement les demandes entrantes grâce à des workflows automatisés et une transmission automatique vers les bons services/interlocuteurs.
Pilotage et réactivité
Visualisez en un coup d'œil les courriers en attente, les délais de traitement et les goulots d’étranglement pour ajuster vos ressources.
Interopérabilité
Connectez Cotra’GEC à vos outils métiers (CRM, ERP, ...) pour éviter les doubles saisies et fluidifier les processus.
Traçabilité
Suivez chaque document, du point d’entrée à l'archivage, avec des preuves d’actions et un historique consultable à tout moment.
Notre solution Cotra'GEC Entreprises
Une solution agile et modulaire, adaptée à vos enjeux métiers
Hébergement sécurisé et souverain
Vos données sont stockées en France, près de Grenoble, chez un partenaire de confiance, garantissant une sécurité optimale, une confidentialité stricte et une redondance sur deux centres de données distincts. L’infrastructure respecte scrupuleusement les exigences européennes en matière de protection des données (RGPD, SecNumCloud en option).
Capture multicanal des demandes entrantes
Capture et centralisation des courriers entrants et sortants, quel que soit leur format d’origine (papier, email, formulaire en ligne…). Notre solution permet également une intégration fluide avec des outils tiers comme Outlook ou d’autres solutions métier utilisées par votre entreprise.
Automatisation des workflows
Chaque demande est automatiquement classifiée, distribuée et archivée, garantissant une transmission rapide aux bons destinataires. La solution offre un suivi détaillé des traitements, assurant une traçabilité complète des échanges et des actions effectuées sur chaque document.
Collaboration et partage
Les collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même document, bénéficier de modèles de réponses adaptées et assurer une continuité fluide dans le traitement des demandes. Un système de notifications (email et/ou tableau de bord) informe instantanément les collaborateurs des tâches à traiter.
Archivage sécurisé et suppression
L’archivage électronique garantit la conservation des courriers selon les durées légales de conservation des principaux documents de l’entreprise, avec des règles précises de suppression automatique pour respecter les obligations de protection des données et éviter l’encombrement des systèmes.
Reporting & suivi en temps réel
Tableaux de bord interactifs et indicateurs de performance pour analyser les volumes de courriers, suivre les délais de traitement et optimiser les processus en temps réel.
Des modules à la carte
Ajouter des modules pour une GEC Entreprises encore plus performante
Module eSignature
Signez vos documents, propositions, contrats ou tout autre document au même endroit.
Module Partage Sécurisé
Envoyez des documents à des utilisateurs externes non connectés, tout en garantissant leur sécurité et traçabilité.
Module DataSource
Connectez votre GEC avec vos outils métiers tels qu’un CRM, un logiciel métier et bien plus.
Module Agenda
Gérer des bases de données d’organismes, de personnes, et de ressources (salles, véhicules, équipements).
Module Annuaire
Centraliser la gestion des agendas (personnels, de services, de ressources…) et synchroniser les outils externes.
Pourquoi choisir Cotranet ?
Cotra’GEC Entreprises, c’est une solution pensée pour les besoins des PME, ETI et grands comptes, qui évolue avec vous et s’intègre à votre organisation.
Confiance
Tisser des relations durables et vous accompagner sur le long terme
Innovation
Offrir une solution modulaire, toujours à la pointe de la technologie grâce à un investissement R&D conséquent.
Sécurité
Protéger vos données, que ce soit sur le cloud ou en on-premise, avec des standards élevés de conformité et de cybersécurité.
Performance
Intégrer une GED parfaitement interconnectée à votre écosystème et optimiser les processus grâce à une gestion efficace des documents.
Collaboration
Concevoir ensemble une GED sur mesure, parfaitement intégrée à votre écosystème, optimisée pour vos besoins et sans surdimensionnement, afin de maîtriser vos coûts.
Notre accompagnement
Un consultant dédié analyse vos processus, identifie les axes d’amélioration et vous guide vers une GED performante et adaptée à vos besoins.
Diagnostics
Analyse des flux documentaires et des usages
Rapport
Identification des dysfonctionnements et axes d’optimisation
Préconisations
Solution et modules adaptées à votre organisation
Cadrage
Rédaction d’un cahier des charges précis pour une mise en œuvre efficace
Accompagnement
Accompagnement des équipes pour une adoption réussie de la solution
Ils nous font confiance
Une démo ?
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