Les différents types de GED : découvrez la meilleure solution pour votre entreprise
La gestion électronique des documents (GED) est désormais essentielle pour toutes les entreprises. Mais pourquoi un tel engouement pour cette solution ? Imaginez des documents organisés numériquement, sans piles de papiers encombrants sur votre bureau, sans dossiers égarés, et avec un accès rapide aux archives sans devoir fouiller dans un placard poussiéreux.
La GED transforme des archives papier, souvent rébarbatives, en documents numériques dynamiques, structurés par des métadonnées et facilement accessibles, même à distance, offrant ainsi un gain de temps et d’argent.
Au-delà du choix de la solution, il est crucial de réfléchir à la méthode d’implémentation au sein de votre entreprise : SaaS ou On-Premise. Quelles sont les différences et comment franchir le pas vers l’ère numérique ? Explorons ensemble ces aspects pour vous aider à faire le meilleur choix.
Qu'est-ce que la Gestion Electronique de Documents (GED) ?
La gestion électronique de documents (GED) est un système informatisé qui permet de numériser, stocker, gérer et retrouver facilement tous vos documents, qu’ils soient papiers ou numériques. En clair, c’est comme avoir un assistant personnel hyper-organisé qui ne perd jamais rien.
La GED repose sur plusieurs fonctionnalités clés :
- Numérisation : Transformez vos documents papiers en fichiers numériques
- Classement et indexation : Étiquetez vos documents avec des mots-clés pour les retrouver facilement
- Stockage sécurisé : Conservez vos documents dans une base de données sécurisée
- Recherche rapide : Retrouvez instantanément n’importe quel document grâce à des outils de recherche avancée
- Partage et collaboration : Partagez des documents avec vos collègues, où qu’ils soient
Avec le volume croissant de documents, la nécessité de rapidité et de sécurité, et les exigences de conformité réglementaire, la GED s’impose comme une solution indispensable. Elle permet de gérer efficacement les informations, de protéger les données sensibles et de faciliter la collaboration.
En bref, la GED est la clé pour un bureau sans papier, plus organisé et plus productif. Si votre entreprise n’est pas encore passée à la GED, il est temps de prendre le train en marche ! 
Pour en savoir plus sur le GED c’est par ici.
Les avantages de la GED
Efficacité & productivité
Grâce à la recherche et à une indexation précise, retrouver un document parmi des milliers ne prend que quelques secondes. Fini le temps perdu à fouiller dans des archives physiques ou à naviguer dans des systèmes de classement complexes. De plus, la GED automatise de nombreuses tâches répétitives, comme l'archivage et la distribution des documents, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Sécurité & conformité
Les documents sont stockés de manière sécurisée, avec des droits d'accès stricts et des options de cryptage. Les versions des documents sont gérées automatiquement, évitant ainsi les pertes de données et les erreurs humaines. De plus, la GED facilite la conformité avec les réglementations en vigueur, comme le RGPD, en assurant une traçabilité complète et en simplifiant les audits.
Accessibilité & collaboration
Dans un monde où le travail à distance et la collaboration sont de plus en plus courants, la GED se révèle être un outil précieux. Elle permet aux salariés de partager et de coéditer des documents en temps réel et offre des fonctionnalités de contrôle de versions, garantissant que tout le monde travaille sur la dernière version d'un document.
Les différents types de GED
La GED se décline principalement en deux types : la GED On-Premise, hébergée localement dans l’entreprise et la GED SaaS (Software as a Service), hébergée sur des serveurs distants. Chaque type a ses propres avantages, adaptés à différents besoins et contextes :
- GED On-Premise
- Sureté des données : elles sont hébergées chez vous, vous êtes responsable de la sécurité et de la confidentialité de vos données.
- Pas de coût supplémentaire : une fois l’installation effectuée sur vos serveurs, vous n’avez plus de coût récurrent ou de surprise (liée au volume de données sur le serveur par exemple), excepté les frais de maintenance.
- Utilisation en local : l’accès à Internet n’est pas nécessaire pour vous connecter à la GED.
- Proximité avec vos données : installée sur les serveurs internes de l’entreprise, la GED offre un contrôle total sur les données et vous en êtes entièrement responsables.
- GED SaaS (Software as a Service)
- Sécurité des données : contrairement à ce que l’on pourrait penser, les solutions de GED en mode SaaS sont aussi sûres que les solutions hébergées sur site, encore faut-il opter pour un éditeur de confiance. Cotranet garantit un hébergement certifié et conforme aux normes de sécurité les plus strictes, telles que ISO 27001.
- Facilité d’accès : Il est possible d’accéder à sa solution n’importe où et à n’importe quel moment !
- Capacité de stockage évolutive : la solution SaaS est flexible et évolutive, permettant de s’adapter rapidement aux changements des entreprises.
- Protection en cas de perte de données : Les données stockées sur le cloud sont répliquées afin de conserver une sauvegarde en cas d’incident (pannes matérielles…).
En résumé, que vous choisissiez la solution On-Premise ou SaaS, vous devez bénéficier d’une gestion électronique de documents sécurisée, performante et adaptée à vos besoins spécifiques. Cotranet vous offre une solution puissante, modulaire et évolutive, en Saas ou On-Premise, tout en garantissant la tranquillité d’esprit grâce à ses certifications de sécurité et à son support technique Français. Une transition en douceur vers une gestion documentaire plus efficace.
Comment choisir sa solution de GED ?
Choisir la bonne solution de gestion électronique de documents (GED) est cruciale pour tirer le meilleur parti de cette technologie. Voici quelques critères clés à considérer pour faire un choix éclairé et comment Cotranet répond à ces exigences pour garantir votre satisfaction :
- Besoins de l’entreprise : identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Avez-vous besoin de gérer de grandes quantités de documents ? Quel niveau de sécurité est nécessaire ? Vos employés travaillent-ils à distance ? Cotranet offre des solutions personnalisables qui s’adaptent précisément aux besoins de votre entreprise, que vous ayez des exigences spécifiques en matière de volume de documents, de sécurité ou de travail à distance.
- Evolutivité : la solution choisie doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Assurez-vous qu’elle puisse gérer une augmentation du volume de documents et s’adapter aux changements technologiques. Cotranet propose une solution de GED évolutive qui grandit avec votre entreprise, intégrant facilement de nouvelles fonctionnalités et s’adaptant aux évolutions technologiques sans nécessité de refonte complète.
- Facilité d’utilisation : Une interface utilisateur intuitive est essentielle pour garantir l’adoption par les employés. Une solution complexe peut entraîner des résistances et des inefficacités. Cotranet est réputé pour son interface conviviale et 100% paramétrable, facilitant une adoption rapide par les utilisateurs et minimisant le besoin de formations prolongées.
- Intégration : La solution de GED doit pouvoir s’intégrer avec les autres systèmes et logiciels que vous utilisez déjà, tels que les ERP, CRM, ou les outils de collaboration. Cotranet assure une intégration fluide avec vos systèmes existants, garantissant une transition en douceur et une interopérabilité optimale avec vos outils de gestion et de collaboration.
Mise en place de la GED
Réalisez une analyse approfondie pour comprendre comment la GED peut répondre aux besoins documentaires de votre entreprise. Cotranet vous aide à identifier vos besoins spécifiques en évaluant vos processus actuels et en proposant des solutions adaptées.
Étapes de déploiement de la GED :
Évaluation des besoins
Chaque entreprise a des besoins uniques en matière de gestion documentaire. Évaluez les types de documents que vous gérez, les processus existants et les défis spécifiques à votre secteur d'activité. Cotranet vous accompagne dans cette analyse pour s'assurer que la solution choisie répond précisément à vos attentes.
Choisir la bonne
solution
Sélectionnez la plateforme de GED qui correspond le mieux à vos critères, en tenant compte de la sécurité, de l'évolutivité et de l'intégration avec vos systèmes existants. Cotranet offre une solution modulable, que ce soit On-Premise ou SaaS, garantissant une intégration fluide avec vos systèmes actuels et une sécurité de pointe.
Planification de l'implémentation
Élaborez un plan détaillé incluant les étapes d'installation, de configuration, de migration des données et de formation des utilisateurs. Cotranet vous accompagne dans la planification détaillée de votre projet, assurant une transition sans heurts grâce à une méthodologie éprouvée et un support dédié.
Phase de test et validation
Effectuez des tests approfondis pour vérifier que la GED fonctionne comme prévu et répond aux exigences spécifiques de votre entreprise. Cotranet mène des tests rigoureux pour garantir que la solution répond à toutes vos attentes, avec une équipe de support prête à intervenir rapidement pour résoudre tout problème éventuel.