L'importance de la Gestion Electronique de Courriers (GEC) dans les organisations
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Léa C.
- GEC, GED
Chez Cotranet, nous sommes spécialisés dans les logiciels GED (Gestion Électronique des Documents). Outils de productivité et de collaboration par excellence, les GED sont malheureusement souvent confondues avec leurs cousins super star : les espaces de stockage Cloud et les EMC (Entreprise Content Management).
Mais alors, quelle est la définition d’une GED ? Comment la GED va vous aider au quotidien ? Est-ce sécurisé pour mes données ? Faut-il un budget conséquent pour s’équiper ? Nous allons répondre à vos questions dans ce dossier
Qu'est-ce qu'une solution de GEC ?
La gestion du courrier physique reste une tâche essentielle pour de nombreuses organisations, mais elle peut rapidement devenir complexe et chronophage. La Gestion Électronique de Courriers (GEC) apporte une solution efficace en numérisant, centralisant et automatisant le traitement des courriers entrants et sortants.
Complémentaire à la Gestion Électronique de Documents (GED), la GEC permet de suivre, trier et archiver les courriers de manière fluide et sécurisée. Son objectif : gagner du temps, garantir la traçabilité et assurer une meilleure organisation des flux documentaires.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi la GEC est un levier d’efficacité pour les entreprises et les administrations, et quels critères prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée à votre organisation.
Pourquoi la gestion traditionnelle du courrier n’est plus adaptée ?
Le traitement manuel du courrier présente plusieurs limites :
Manque de traçabilité : il est difficile de savoir qui a reçu ou traité un courrier, ou où il se trouve dans le circuit de validation.
Délais prolongés : la circulation des documents entre services peut entraîner des retards.
Risque de perte ou d’erreurs : une mauvaise distribution ou un oubli peuvent avoir des conséquences importantes.
Difficulté d’accès à l’information : les collaborateurs en télétravail ou en mobilité ont du mal à consulter les courriers entrants en temps réel.
Grâce à la dématérialisation et l’automatisation, la GEC permet de surmonter ces contraintes et d’optimiser les processus documentaires.
Les bénéfices d’une solution de GEC
- Gain de temps : traitement et distribution instantanés des courriers.
- Traçabilité et conformité : suivi précis des actions effectuées.
- Sécurité accrue : accès contrôlé et réduction des risques de perte.
- Accessibilité optimisée : consultation facilitée, y compris en télétravail.
En améliorant la gestion du courrier, la GEC libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, renforce la satisfaction des collaborateurs et optimise la réactivité des services.
Les critères à considérer pour choisir une solution de GEC adaptée
Le choix d’une solution de GEC doit être guidé par plusieurs facteurs clés :
Intégration avec les outils existants
La solution doit pouvoir se connecter à vos systèmes métiers (ERP, CRM, GED) pour assurer un échange fluide des informations.
Automatisation des processus (workflow)
Un bon outil de GEC permet de gérer automatiquement le tri, l’assignation et le suivi des courriers pour gagner en efficacité.
Ergonomie et simplicité d’utilisation
Une interface intuitive favorise l’adoption rapide par les utilisateurs et limite les besoins de formation.
Sécurité des données
La protection des courriers sensibles doit être garantie par des fonctionnalités avancées comme le chiffrement, la gestion des droits d’accès et la traçabilité des actions.
Personnalisation et évolutivité
Chaque organisation ayant des besoins spécifiques, la solution doit offrir des options de personnalisation pour s’adapter à vos workflows et évoluer avec votre structure.
En prenant en compte ces critères, vous pourrez sélectionner une solution de GEC en adéquation avec les enjeux et les contraintes de votre organisation, tout en optimisant la gestion de votre courrier.
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