Vers une conformité totale : optimisez vos processus qualité avec une gestion documentaire collaborative. Webinar du 28 mai
Vers une conformité totale : optimisez vos processus qualité avec une gestion documentaire collaborative Webinar 28 mai Optimisez vos processus qualité Vous avez des difficultés à maintenir la conformité de vos processus qualité ? Vous vous demandez aussi si vos outils actuels sont adaptés pour une gestion documentaire optimale ? Pas de panique, Cotranet est là pour vous aiguiller sur les enjeux de la gestion qualité et la puissance de la Gestion Electronique (GED) lors de son webinar le mardi 28 mai de 11h à 12h. En 1h, découvrez comment la GED peut être moteur de l’amélioration continue et de la conformité totale dans tous les secteurs. 💡 Un webinar co-animé par Cotranet & Systhen Êtes-vous prêts à passer au niveau supérieur dans la gestion de vos processus qualité ? Dans ce webinar du mardi 28 mai conjointement animé par Cotranet et Systhen, nous vous présenterons notre solution de Gestion Electronique de documents collaborative qui va optimiser vos processus qualité. Je m’inscris ici ! 👀 Au programme Les problématiques rencontrées dans la gestion de qualité : pourquoi les outils traditionnels ne sont pas suffisants La gestion des données et des contenus : un tour d’horizon sur son rôle crucial dans l’amélioration de la conformité et de l’efficacité Intégration & démonstration de notre outil de GED : comment optimiser vos processus grâce à des fonctionnalités avancées Cas concrets et retours d’expérience de nos clients Je suis intéressé(e) ! Nos 2 intervenants Nos deux intervenants : Gabriel Perillat – Directeur général – Cotranet, vous présentera les problématiques rencontrées dans la gestion qualité. Thibaut Cotti – Chef de projet transformation digitale – systhen, vous présentera la solution DocumentHub accompagnée d’une démonstration en direct illustrée par des cas concrets de nos clients. Je m’inscris ici ! 👉 Découvrir d’autres actualités…
GED, PIM, BAM, DAM: Quelles sont les différences entre ces solutions ?
GED, PIM, BAM, DAM : quelles sont les différences entre ces solutions ? Aujourd’hui, pour gérer et organiser vos données, une multitude de solutions existe. Vous avez découvert dans vos recherches des logiciels GED, mais aussi des PIM, des BAM, des ECM et des DAM. Après votre lecture, vous vous posez surement 2 questions : Que signifient ses acronymes ? Quelles sont leurs différences ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions et si vous en avez encore quelques-unes, n’hésitez pas à contacter nos équipes ! Avant tout, parlons ECM Comment commencer à vous répondre sans vous parler d’ECM, ou « d’Entreprise Content Management ». C’est la base de tout ce que l’on va voir après ! En effet, ce concept englobe tous les principes de gestion du contenu d’une entreprise. La vie d’une entreprise est rythmée par la création de documents, papiers et numériques, et cela quotidiennement. Toutes ses nouvelles données sont stockées un peu partout : un serveur d’entreprise, les disques durs de vos collaborateurs, des clés USB ou encore dans des courriels. Et c’est là la principale source de difficulté : comment retrouver, partager et travailler sur le bon document dans cette masse d’information, de manière fluide et efficace ? Parler d’ECM en entreprise, c’est donc de proposer une gestion centralisée de ce flux de données. En fonction de vos besoins, plusieurs outils vont pouvoir vous aider : Les GED, PIM, BAM et DAM La GED, ou Gestion Électronique des Documents La GED, c’est la « gestion électronique des documents ». Cette solution vous permet de gérer, organiser, partager et collaborer sur l’ensemble des documents de votre organisation. Une GED repose sur 3 piliers : Rechercher, Contribuer et Travailler. Pour résumer, cet outil simplifiera le quotidien de vos collaborateurs en leur donnant une place centrale et des fonctions de productivités pour leurs échanges de documents.La GED vous permet de mettre en place traçabilité et historique pour vos documents. Les fonctions de versionning et d’historique sont nativement intégrées dans la GED. La GED est l’outil idéal pour gérer tout le contenu de votre entreprise, quel que soit le service. Si vous cherchez à rester en conformité, c’est votre meilleur allié ! Le PIM, le Product Information Management Premier anglicisme de la liste, le PIM, pour « product information management », se concentre sur la gestion des informations de vos produits. Cousin germain des ERP, le PIM vous permet d’avoir une base de données centrée sur vos produits : documentations techniques, prix, fournisseurs, déclinaisons, etc. C’est un outil idéal pour vos équipes afin de maintenir un niveau de connaissance et d’assurer le suivi de vos produits pendant leurs cycles de vie !Une PIM peut-être votre arme fatale si vous possédez un site de vente en ligne : toutes vos informations disponibles sur la même interface, avec une mise à jour en temps réel de votre site ! Le DAM, pour Digital Asset Management Le DAM, c’est le « digital asset management ». En français, le DAM vous donne les outils pour gérer vos ressources numériques. Et là, vous vous dites : Mais c’est une GED ?? Eh bien oui, mais non !Les objectifs du DAM et d’une GED sont très proches : vous permettre de gérer le cycle de vie de vos données. Là où la GED va plus performer avec des documents à fortes valeurs ajoutées (compte rendu, facture, dossier RH, etc.), le DAM excelle pour les produits numériques (vidéos, photographie, plan architecte, etc.).Le DAM est donc le compagnon idéal pour la gestion de votre contenu multimédia. Les services R&D ou graphiques qui partagent souvent des ressources de plusieurs Go, voir To vont favoriser cette solution. Le BAM, ou Brand Asset Management Le BAM, c’est le petit dernier de la famille. Le « brand asset management » est souvent décrit comme une branche indépendante du DAM. Là où le DAM va plus se concentrer sur les produits numériques, le BAM est plus orienté vers la gestion des campagnes de communication. Les fonctionnalités disponibles sont donc très proches du DAM.Le BAM est donc la solution idéale pour un service communication ou une agence. C’est un formidable outil pour optimiser sa stratégie de marque et l’acquisition de notoriété et suivre des campagnes de communication. Quel est le meilleur choix pour mon entreprise ? Aujourd’hui, les enjeux autour de la gestion des données et l’optimisation des flux sont énormes : productivité, accessibilité et sécurisation des données, archivage, etc. Intégrer un outil ECM est une réponse fiable et pérenne pour votre entreprise. Mais devant la multitude de solutions et l’impact de l’intégration pour vos équipes, trouver la bonne solution est un réel casse-tête. Il vous faudra vous poser les bonnes questions et idéalement vous faire conseiller par un tiers. Si vous êtes intéressé par l’acquisition d’un outil pour la gestion de vos contenus, n’hésitez pas à contacter dès à présent un de nos chefs de projets. Ils seront ravis d’écouter vos besoins et de vous accompagner dans le choix et la mise en place de la solution la plus adaptée pour vous. 👉 Convaincu(e) de la nécessité de passer à un système de classement des documents plus efficace, mais vous avez du mal à organiser ce changement ? Chez Cotranet, nos experts sont là pour vous accompagner. Profitez d’un rendez-vous de démonstration de 30 minutes avant de changer de méthode de classement : vous serez conquis ! Une démo ? Les mots c’est bien, mais une démo c’est mieux ! Contactez nos experts pour une présentation sur-mesure de notre solution. Découvrir d’autres actualités…
Une GED, c’est quoi ?
Une GED, c’est quoi ? Chez Cotranet, nous sommes spécialisés dans les logiciels GED (Gestion Électronique des Documents). Outils de productivité et de collaboration par excellence, les GED sont malheureusement souvent confondues avec leurs cousins super star : les espaces de stockage Cloud et les EMC (Entreprise Content Management).Mais alors, quelle est la définition d’une GED ? Comment la GED va vous aider au quotidien ? Est-ce sécurisé pour mes données ? Faut-il un budget conséquent pour s’équiper ? Nous allons répondre à vos questions dans ce dossier Qu’est-ce qu’une GED ? Une GED est un logiciel de gestion de documents. Elle vous permet de classer, d’organiser et de rendre disponible des documents de façon logique et sécurisé.Par documents, nous entendons ici un ou plusieurs fichiers qui sont classés autour d’un sujet précis, par exemple un dossier au nom d’un client contenant toutes les factures, devis, échanges de courrier, etc. ; un dossier employé, avec sa fiche d’informations personnelles, ses contrats et avenants, ses fiches de paie, etc. ou encore un dossier pour un fichier de suivi qualité à faire valider par plusieurs personnes. La raison d’être d’une GED est donc de vous aider à gérer les documents de votre entreprise. Que ce soient des documents papier numérisés, des images, des fichiers numériques, une GED prend en charge l’organisation de vos documents pour optimiser votre activité. Les GED s’articulent autour de 3 axes : Rechercher Accédez rapidement à vos documents grâce au moteur de recherche intégré. Recherchez par mot clé dans les fichiers ou grâce aux métadonnées que vous ajoutez. Chaque dossier ou fichier va pouvoir être enrichi de métadonnées, afin d’organiser finement votre GED et profiter au maximum des options de recherche avancées. Vous avez la possibilité de sauvegarder vos recherches récurrentes sous forme de lien et de les mettre en page d’accueil. Contribuer Partagez vos documents simplement. Créez des fichiers et associez vos collaborateurs pour une interaction directe. Travailler Créez ou modifiez vos dossiers directement depuis un navigateur web. Collaborez sur des fichiers simplement, sans installation complémentaire. Créez et appliquez un workflow de validation à vos fichiers pour assurer un processus qualité sans faille. Comment une GED peut aider mon entreprise ? Véritable outil de productivité et d’intégration, une GED va donc vous aider au quotidien sur plusieurs points : Classification et indexation précises de vos documents Création d’une base de données commune à votre entreprise Diffusion et délivrabilité améliorées de vos documents grâce au Workflow Rendre accessible vos documents 24h/24,7h/7, dans le monde entier Sécuriser les accès à votre savoir La gestion électronique des documents va donc vous permettre de créer une base documentaire accessible et sécurisée. La GED va devenir une pierre angulaire pour le partage et la collaboration entre vos employés, voir vos clients. En plus de vous permettre d’accéder et de trouver vos documents n’importe où, vous pouvez aussi vous servir de votre GED pour assurer un suivi précis et performant de vos échanges. En effet, la fonctionnalité de Workflow va vous permettre d’assurer le suivi précis de vos documents. Définissez des auteurs, validateurs, etc., et envoyez des notifications en temps réel afin d’accélérer vos processus de validation. Enfin, une GED peut aussi vous aider dans l’obtention de norme. L’association entre la traçabilité, la gestion des droits et le workflow vous permettront d’assurer une conformité maximale de vos échanges. Mes données sont-elles en sécurité dans une GED ? Chez Cotranet, nous avons opté pour un logiciel sécurisé à l’épreuve du temps. Nous développons nos solutions avec des langages informatiques stables et sécurisés. Notre connaissance du métier et notre maitrise technique nous permettent aussi de faire évoluer nos logiciels, comme avec le passage en Vue.js pour le front cette année. Ces autonomies technologiques nous permettent d’assurer la sécurité de nos logiciels et ainsi de vos données.La sécurisation de vos données se poursuit sur deux autres points : Combien va me coûter une GED ? Une GED est un investissement pour du long terme. C’est une solution complète pour aider à la pérennisation du savoir de votre entreprise. Comme tout logiciel métier, une GED performante à un coût. Chez Cotranet, nous étudions chaque projet client pour être au plus juste de vos besoins.Voici comment se découpe financièrement un projet GED chez nous : Un coût fixe du logiciel Le cœur de la GED, disponible en mode SaaS ou On-Premise. Un coût variable de gestion de projet avec nos experts Vous aurez un chef de projet dédié pour votre projet. Un de nos développeurs sera aussi attitré en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Un coût variable en fonction du nombre d’utilisateurs Vous définissez en amont de projet le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution. En fonction de vos futurs besoins, le nombre d’utilisateurs va pouvoir varier. Un coût de formation Stockez vos données en interne pour répondre aux exigences des secteurs les plus réglementés. Un coût facultatif d’hébergement de la solution La solution 100% en mode SaaS, mais si vous souhaitez garder le contrôle, l’hébergement est possible chez vous, pour une maitrise des coûts et des responsabilités. Le cœur de la GED, disponible en mode SaaS ou On-Premise. Vous aurez un chef de projet dédié pour votre projet. Un de nos développeurs sera aussi attitré en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Vous définissez en amont de projet le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution. En fonction de vos futurs besoins, le nombre d’utilisateurs va pouvoir varier. Stockez vos données en interne pour répondre aux exigences des secteurs les plus réglementés. La solution 100% en mode SaaS, mais si vous souhaitez garder le contrôle, l’hébergement est possible chez vous, pour une maitrise des coûts et des responsabilités. Une démo ? Les mots c’est bien, mais une démo c’est mieux ! Contactez nos experts pour une présentation sur-mesure de notre solution. 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