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L’importance de la Gestion Electronique de Courriers (GEC) dans les organisations

L’importance de la Gestion Electronique de Courriers (GEC) dans les organisations Chez Cotranet, nous sommes spécialisés dans les logiciels GED (Gestion Électronique des Documents). Outils de productivité et de collaboration par excellence, les GED sont malheureusement souvent confondues avec leurs cousins super star : les espaces de stockage Cloud et les EMC (Entreprise Content Management).Mais alors, quelle est la définition d’une GED ? Comment la GED va vous aider au quotidien ? Est-ce sécurisé pour mes données ? Faut-il un budget conséquent pour s’équiper ? Nous allons répondre à vos questions dans ce dossier Qu’est-ce qu’une solution de GEC ? La gestion du courrier physique reste une tâche essentielle pour de nombreuses organisations, mais elle peut rapidement devenir complexe et chronophage. La Gestion Électronique de Courriers (GEC) apporte une solution efficace en numérisant, centralisant et automatisant le traitement des courriers entrants et sortants. Complémentaire à la Gestion Électronique de Documents (GED), la GEC permet de suivre, trier et archiver les courriers de manière fluide et sécurisée. Son objectif : gagner du temps, garantir la traçabilité et assurer une meilleure organisation des flux documentaires. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi la GEC est un levier d’efficacité pour les entreprises et les administrations, et quels critères prendre en compte pour choisir la solution la plus adaptée à votre organisation. Pourquoi la gestion traditionnelle du courrier n’est plus adaptée ? Le traitement manuel du courrier présente plusieurs limites : Manque de traçabilité : il est difficile de savoir qui a reçu ou traité un courrier, ou où il se trouve dans le circuit de validation. Délais prolongés : la circulation des documents entre services peut entraîner des retards. Risque de perte ou d’erreurs : une mauvaise distribution ou un oubli peuvent avoir des conséquences importantes. Difficulté d’accès à l’information : les collaborateurs en télétravail ou en mobilité ont du mal à consulter les courriers entrants en temps réel. Grâce à la dématérialisation et l’automatisation, la GEC permet de surmonter ces contraintes et d’optimiser les processus documentaires. Les bénéfices d’une solution de GEC Gain de temps : traitement et distribution instantanés des courriers. Traçabilité et conformité : suivi précis des actions effectuées. Sécurité accrue : accès contrôlé et réduction des risques de perte. Accessibilité optimisée : consultation facilitée, y compris en télétravail.   En améliorant la gestion du courrier, la GEC libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, renforce la satisfaction des collaborateurs et optimise la réactivité des services. Les critères à considérer pour choisir une solution de GEC adaptée Le choix d’une solution de GEC doit être guidé par plusieurs facteurs clés : Intégration avec les outils existants La solution doit pouvoir se connecter à vos systèmes métiers (ERP, CRM, GED) pour assurer un échange fluide des informations. Automatisation des processus (workflow) Un bon outil de GEC permet de gérer automatiquement le tri, l’assignation et le suivi des courriers pour gagner en efficacité. Ergonomie et simplicité d’utilisation Une interface intuitive favorise l’adoption rapide par les utilisateurs et limite les besoins de formation. Sécurité des données La protection des courriers sensibles doit être garantie par des fonctionnalités avancées comme le chiffrement, la gestion des droits d’accès et la traçabilité des actions. Personnalisation et évolutivité Chaque organisation ayant des besoins spécifiques, la solution doit offrir des options de personnalisation pour s’adapter à vos workflows et évoluer avec votre structure. La solution doit pouvoir se connecter à vos systèmes métiers (ERP, CRM, GED) pour assurer un échange fluide des informations. Un bon outil de GEC permet de gérer automatiquement le tri, l’assignation et le suivi des courriers pour gagner en efficacité. Une interface intuitive favorise l’adoption rapide par les utilisateurs et limite les besoins de formation. La protection des courriers sensibles doit être garantie par des fonctionnalités avancées comme le chiffrement, la gestion des droits d’accès et la traçabilité des actions. Chaque organisation ayant des besoins spécifiques, la solution doit offrir des options de personnalisation pour s’adapter à vos workflows et évoluer avec votre structure. En prenant en compte ces critères, vous pourrez sélectionner une solution de GEC en adéquation avec les enjeux et les contraintes de votre organisation, tout en optimisant la gestion de votre courrier. Convaincu(e) ? Convaincu(e) par les avantages de la Gestion Électronique de Courriers, mais vous ne savez pas par où commencer ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans la mise en place d’une solution adaptée à votre organisation. Profitez d’un rendez-vous de démonstration de 30 minutes pour découvrir concrètement comment optimiser la gestion de votre courrier et gagner en efficacité. Réservez votre démo dès maintenant et passez à une gestion plus fluide et sécurisée de vos courriers ! Une démo ? Les mots c’est bien, mais une démo c’est mieux ! Contactez nos experts pour une présentation sur-mesure de notre solution. Découvrir d’autres actualités…

Tout savoir sur la Gestion Electronique de Courriers (GEC) : Avantages et Utilisations

Classer ses documents en entreprise, c’est un peu comme essayer de ranger une chambre d’ado : on sait que c’est nécessaire, mais par où commencer ? Avec une multitude de documents différents (administratifs, procédures, qualité, financiers…), il n’est pas surprenant que de nombreuses entreprises se sentent rapidement submergées.

SaaS ou On-Premise : découvrez la meilleure solution pour votre entreprise

SaaS ou On-Premise Découvrez la meilleure solution pour votre entreprise La gestion électronique des documents (GED) est désormais essentielle pour toutes les entreprises. Mais pourquoi un tel engouement pour cette solution ? Imaginez des documents organisés numériquement, sans piles de papiers encombrants sur votre bureau, sans dossiers égarés, et avec un accès rapide aux archives sans devoir fouiller dans un placard poussiéreux. La GED transforme des archives papier, souvent rébarbatives, en documents numériques dynamiques, structurés par des métadonnées et facilement accessibles, même à distance, offrant ainsi un gain de temps et d’argent. Au-delà du choix de la solution, il est crucial de réfléchir à la méthode d’implémentation au sein de votre entreprise : SaaS ou On-Premise. Quelles sont les différences et comment franchir le pas vers l’ère numérique ? Explorons ensemble ces aspects pour vous aider à faire le meilleur choix. Qu’est-ce que la Gestion Electronique de Documents (GED) ? La gestion électronique de documents (GED) est un système informatisé qui permet de numériser, stocker, gérer et retrouver facilement tous vos documents, qu’ils soient papiers ou numériques. En clair, c’est comme avoir un assistant personnel hyper-organisé qui ne perd jamais rien. La GED repose sur plusieurs fonctionnalités clés :  Numérisation : Transformez vos documents papiers en fichiers numériques Classement et indexation : Étiquetez vos documents avec des mots-clés pour les retrouver facilement Stockage sécurisé : Conservez vos documents dans une base de données sécurisée Recherche rapide : Retrouvez instantanément n’importe quel document grâce à des outils de recherche avancée Partage et collaboration : Partagez des documents avec vos collègues, où qu’ils soient Avec le volume croissant de documents, la nécessité de rapidité et de sécurité, et les exigences de conformité réglementaire, la GED s’impose comme une solution indispensable. Elle permet de gérer efficacement les informations, de protéger les données sensibles et de faciliter la collaboration. En bref, la GED est la clé pour un bureau sans papier, plus organisé et plus productif. Si votre entreprise n’est pas encore passée à la GED, il est temps de prendre le train en marche !   Pour en savoir plus sur le GED c’est par ici. Les avantages de la GED Efficacité & productivité Grâce à la recherche et à une indexation précise, retrouver un document parmi des milliers ne prend que quelques secondes. Fini le temps perdu à fouiller dans des archives physiques ou à naviguer dans des systèmes de classement complexes. De plus, la GED automatise de nombreuses tâches répétitives, comme l’archivage et la distribution des documents, libérant ainsi du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Sécurité & conformité Les documents sont stockés de manière sécurisée, avec des droits d’accès stricts et des options de cryptage. Les versions des documents sont gérées automatiquement, évitant ainsi les pertes de données et les erreurs humaines. De plus, la GED facilite la conformité avec les réglementations en vigueur, comme le RGPD, en assurant une traçabilité complète et en simplifiant les audits. Accessibilité & collaboration Dans un monde où le travail à distance et la collaboration sont de plus en plus courants, la GED se révèle être un outil précieux. Elle permet aux salariés de partager et de coéditer des documents en temps réel et offre des fonctionnalités de contrôle de versions, garantissant que tout le monde travaille sur la dernière version d’un document. J’aimerais en savoir plus 🙌 Les différents types de GED La GED se décline principalement en deux types : la GED On-Premise, hébergée localement dans l’entreprise et la GED SaaS (Software as a Service), hébergée sur des serveurs distants. Chaque type a ses propres avantages, adaptés à différents besoins et contextes : GED On-Premise Sureté des données : elles sont hébergées chez vous, vous êtes responsable de la sécurité et de la confidentialité de vos données. Pas de coût supplémentaire : une fois l’installation effectuée sur vos serveurs, vous n’avez plus de coût récurrent ou de surprise (liée au volume de données sur le serveur par exemple), excepté les frais de maintenance. Utilisation en local : l’accès à Internet n’est pas nécessaire pour vous connecter à la GED. Proximité avec vos données : installée sur les serveurs internes de l’entreprise, la GED offre un contrôle total sur les données et vous en êtes entièrement responsables. GED Cloud ou aussi appelé SaaS (Software as a Service) Sécurité des données : contrairement à ce que l’on pourrait penser, les solutions de GED en mode SaaS sont aussi sûres que les solutions hébergées sur site, encore faut-il opter pour un éditeur de confiance. Cotranet garantit un hébergement certifié et conforme aux normes de sécurité les plus strictes, telles que ISO 27001. Facilité d’accès : Il est possible d’accéder à sa solution n’importe où et à n’importe quel moment ! Capacité de stockage évolutive : la solution SaaS est flexible et évolutive, permettant de s’adapter rapidement aux changements des entreprises. Protection en cas de perte de données : Les données stockées sur le cloud sont répliquées afin de conserver une sauvegarde en cas d’incident (pannes matérielles…). En résumé, que vous choisissiez la solution On-Premise ou SaaS, vous devez bénéficier d’une gestion électronique de documents sécurisée, performante et adaptée à vos besoins spécifiques. Cotranet vous offre une solution puissante, modulaire et évolutive, en Saas ou On-Premise, tout en garantissant la tranquillité d’esprit grâce à ses certifications de sécurité et à son support technique Français. Une transition en douceur vers une gestion documentaire plus efficace. Je demande un RDV 👀 Comment choisir sa solution de GED ? Choisir la bonne solution de gestion électronique de documents (GED) est cruciale pour tirer le meilleur parti de cette technologie. Voici quelques critères clés à considérer pour faire un choix éclairé et comment Cotranet répond à ces exigences pour garantir votre satisfaction : Besoins de l’entreprise : identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion documentaire. Avez-vous besoin de gérer de grandes quantités de documents ? Quel niveau de sécurité est nécessaire ? Vos employés travaillent-ils à distance ? Cotranet offre des solutions personnalisables qui s’adaptent précisément aux besoins de votre entreprise, que vous ayez des exigences spécifiques en matière de volume de documents, de sécurité ou de travail à distance. Evolutivité : la solution choisie doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Assurez-vous qu’elle puisse gérer une augmentation du volume de documents et s’adapter aux changements technologiques. Cotranet propose une solution de GED évolutive qui grandit avec votre entreprise,

Vers une conformité totale : optimisez vos processus qualité avec une gestion documentaire collaborative. Webinar du 28 mai

Vers une conformité totale : optimisez vos processus qualité avec une gestion documentaire collaborative Webinar 28 mai Optimisez vos processus qualité Vous avez des difficultés à maintenir la conformité de vos processus qualité ? Vous vous demandez aussi si vos outils actuels sont adaptés pour une gestion documentaire optimale ? Pas de panique, Cotranet est là pour vous aiguiller sur les enjeux de la gestion qualité et la puissance de la Gestion Electronique (GED) lors de son webinar le mardi 28 mai de 11h à 12h. En 1h, découvrez comment la GED peut être moteur de l’amélioration continue et de la conformité totale dans tous les secteurs. 💡 Un webinar co-animé par Cotranet & Systhen Êtes-vous prêts à passer au niveau supérieur dans la gestion de vos processus qualité ? Dans ce webinar du mardi 28 mai conjointement animé par Cotranet et Systhen, nous vous présenterons notre solution de Gestion Electronique de documents collaborative qui va optimiser vos processus qualité. Je m’inscris ici ! 👀 Au programme Les problématiques rencontrées dans la gestion de qualité : pourquoi les outils traditionnels ne sont pas suffisants La gestion des données et des contenus : un tour d’horizon sur son rôle crucial dans l’amélioration de la conformité et de l’efficacité Intégration & démonstration de notre outil de GED : comment optimiser vos processus grâce à des fonctionnalités avancées Cas concrets et retours d’expérience de nos clients Je suis intéressé(e) ! Nos 2 intervenants Nos deux intervenants : Gabriel Perillat – Directeur général – Cotranet, vous présentera les problématiques rencontrées dans la gestion qualité. Thibaut Cotti – Chef de projet transformation digitale – systhen, vous présentera la solution DocumentHub accompagnée d’une démonstration en direct illustrée par des cas concrets de nos clients. Je m’inscris ici ! 👉 Découvrir d’autres actualités…

GED, PIM, BAM, DAM: Quelles sont les différences entre ces solutions ?

GED, PIM, BAM, DAM : quelles sont les différences entre ces solutions ? Aujourd’hui, pour gérer et organiser vos données, une multitude de solutions existe. Vous avez découvert dans vos recherches des logiciels GED, mais aussi des PIM, des BAM, des ECM et des DAM. Après votre lecture, vous vous posez surement 2 questions : Que signifient ses acronymes  ? Quelles sont leurs différences ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions et si vous en avez encore quelques-unes, n’hésitez pas à contacter nos équipes ! Avant tout, parlons ECM Comment commencer à vous répondre sans vous parler d’ECM, ou « d’Entreprise Content Management ». C’est la base de tout ce que l’on va voir après ! En effet, ce concept englobe tous les principes de gestion du contenu d’une entreprise. La vie d’une entreprise est rythmée par la création de documents, papiers et numériques, et cela quotidiennement. Toutes ses nouvelles données sont stockées un peu partout : un serveur d’entreprise, les disques durs de vos collaborateurs, des clés USB ou encore dans des courriels. Et c’est là la principale source de difficulté : comment retrouver, partager et travailler sur le bon document dans cette masse d’information, de manière fluide et efficace ? Parler d’ECM en entreprise, c’est donc de proposer une gestion centralisée de ce flux de données. En fonction de vos besoins, plusieurs outils vont pouvoir vous aider : Les GED, PIM, BAM et DAM La GED, ou Gestion Électronique des Documents La GED, c’est la « gestion électronique des documents ». Cette solution vous permet de gérer, organiser, partager et collaborer sur l’ensemble des documents de votre organisation. Une GED repose sur 3 piliers : Rechercher, Contribuer et Travailler. Pour résumer, cet outil simplifiera le quotidien de vos collaborateurs en leur donnant une place centrale et des fonctions de productivités pour leurs échanges de documents.La GED vous permet de mettre en place traçabilité et historique pour vos documents. Les fonctions de versionning et d’historique sont nativement intégrées dans la GED. La GED est l’outil idéal pour gérer tout le contenu de votre entreprise, quel que soit le service. Si vous cherchez à rester en conformité, c’est votre meilleur allié ! Le PIM, le Product Information Management Premier anglicisme de la liste, le PIM, pour « product information management », se concentre sur la gestion des informations de vos produits. Cousin germain des ERP, le PIM vous permet d’avoir une base de données centrée sur vos produits : documentations techniques, prix, fournisseurs, déclinaisons, etc. C’est un outil idéal pour vos équipes afin de maintenir un niveau de connaissance et d’assurer le suivi de vos produits pendant leurs cycles de vie !Une PIM peut-être votre arme fatale si vous possédez un site de vente en ligne : toutes vos informations disponibles sur la même interface, avec une mise à jour en temps réel de votre site ! Le DAM, pour Digital Asset Management Le DAM, c’est le « digital asset management ». En français, le DAM vous donne les outils pour gérer vos ressources numériques. Et là, vous vous dites : Mais c’est une GED ??  Eh bien oui, mais non !Les objectifs du DAM et d’une GED sont très proches : vous permettre de gérer le cycle de vie de vos données. Là où la GED va plus performer avec des documents à fortes valeurs ajoutées (compte rendu, facture, dossier RH, etc.), le DAM excelle pour les produits numériques (vidéos, photographie, plan architecte, etc.).Le DAM est donc le compagnon idéal pour la gestion de votre contenu multimédia. Les services R&D ou graphiques qui partagent souvent des ressources de plusieurs Go, voir To vont favoriser cette solution. Le BAM, ou Brand Asset Management Le BAM, c’est le petit dernier de la famille. Le « brand asset management » est souvent décrit comme une branche indépendante du DAM. Là où le DAM va plus se concentrer sur les produits numériques, le BAM est plus orienté vers la gestion des campagnes de communication. Les fonctionnalités disponibles sont donc très proches du DAM.Le BAM est donc la solution idéale pour un service communication ou une agence. C’est un formidable outil pour optimiser sa stratégie de marque et l’acquisition de notoriété et suivre des campagnes de communication. Quel est le meilleur choix pour mon entreprise ? Aujourd’hui, les enjeux autour de la gestion des données et l’optimisation des flux sont énormes : productivité, accessibilité et sécurisation des données, archivage, etc. Intégrer un outil ECM est une réponse fiable et pérenne pour votre entreprise. Mais devant la multitude de solutions et l’impact de l’intégration pour vos équipes, trouver la bonne solution est un réel casse-tête. Il vous faudra vous poser les bonnes questions et idéalement vous faire conseiller par un tiers. Si vous êtes intéressé par l’acquisition d’un outil pour la gestion de vos contenus, n’hésitez pas à contacter dès à présent un de nos chefs de projets. Ils seront ravis d’écouter vos besoins et de vous accompagner dans le choix et la mise en place de la solution la plus adaptée pour vous. 👉 Convaincu(e) de la nécessité de passer à un système de classement des documents plus efficace, mais vous avez du mal à organiser ce changement ? Chez Cotranet, nos experts sont là pour vous accompagner. Profitez d’un rendez-vous de démonstration de 30 minutes avant de changer de méthode de classement : vous serez conquis ! Une démo ? Les mots c’est bien, mais une démo c’est mieux ! Contactez nos experts pour une présentation sur-mesure de notre solution. Découvrir d’autres actualités…

Une GED, c’est quoi ?

Une GED, c’est quoi ? Chez Cotranet, nous sommes spécialisés dans les logiciels GED (Gestion Électronique des Documents). Outils de productivité et de collaboration par excellence, les GED sont malheureusement souvent confondues avec leurs cousins super star : les espaces de stockage Cloud et les EMC (Entreprise Content Management).Mais alors, quelle est la définition d’une GED ? Comment la GED va vous aider au quotidien ? Est-ce sécurisé pour mes données ? Faut-il un budget conséquent pour s’équiper ? Nous allons répondre à vos questions dans ce dossier Qu’est-ce qu’une GED ? Une GED est un logiciel de gestion de documents. Elle vous permet de classer, d’organiser et de rendre disponible des documents de façon logique et sécurisé.Par documents, nous entendons ici un ou plusieurs fichiers qui sont classés autour d’un sujet précis, par exemple un dossier au nom d’un client contenant toutes les factures, devis, échanges de courrier, etc. ; un dossier employé, avec sa fiche d’informations personnelles, ses contrats et avenants, ses fiches de paie, etc. ou encore un dossier pour un fichier de suivi qualité à faire valider par plusieurs personnes.​ La raison d’être d’une GED est donc de vous aider à gérer les documents de votre entreprise. Que ce soient des documents papier numérisés, des images, des fichiers numériques, une GED prend en charge l’organisation de vos documents pour optimiser votre activité. Les GED s’articulent autour de 3 axes : Rechercher Accédez rapidement à vos documents grâce au moteur de recherche intégré. Recherchez par mot clé dans les fichiers ou grâce aux métadonnées que vous ajoutez. Chaque dossier ou fichier va pouvoir être enrichi de métadonnées, afin d’organiser finement votre GED et profiter au maximum des options de recherche avancées. Vous avez la possibilité de sauvegarder vos recherches récurrentes sous forme de lien et de les mettre en page d’accueil. Contribuer​ Partagez vos documents simplement. Créez des fichiers et associez vos collaborateurs pour une interaction directe. Travailler​ Créez ou modifiez vos dossiers directement depuis un navigateur web. Collaborez sur des fichiers simplement, sans installation complémentaire. Créez et appliquez un workflow de validation à vos fichiers pour assurer un processus qualité sans faille. Comment une GED peut aider mon entreprise ?​ Véritable outil de productivité et d’intégration, une GED va donc vous aider au quotidien sur plusieurs points : Classification et indexation précises de vos documents Création d’une base de données commune à votre entreprise Diffusion et délivrabilité améliorées de vos documents grâce au Workflow Rendre accessible vos documents 24h/24,7h/7, dans le monde entier Sécuriser les accès à votre savoir La gestion électronique des documents va donc vous permettre de créer une base documentaire accessible et sécurisée. La GED  va devenir une pierre angulaire pour le partage et la collaboration entre vos employés, voir vos clients. En plus de vous permettre d’accéder et de trouver vos documents n’importe où, vous pouvez aussi vous servir de votre GED pour assurer un suivi précis et performant de vos échanges. En effet, la fonctionnalité de Workflow va vous permettre d’assurer le suivi précis de vos documents. Définissez des auteurs, validateurs, etc., et envoyez des notifications en temps réel afin d’accélérer vos processus de validation. Enfin, une GED peut aussi vous aider dans l’obtention de norme. L’association entre la traçabilité, la gestion des droits et le workflow vous permettront d’assurer une conformité maximale de vos échanges. Mes données sont-elles en sécurité dans une GED ?​ Chez Cotranet, nous avons opté pour un logiciel sécurisé à l’épreuve du temps. Nous développons nos solutions avec des langages informatiques stables et sécurisés. Notre connaissance du métier et notre maitrise technique nous permettent aussi de faire évoluer nos logiciels, comme avec le passage en Vue.js pour le front cette année. Ces autonomies technologiques nous permettent d’assurer la sécurité de nos logiciels et ainsi de vos données.La sécurisation de vos données se poursuit sur deux autres points : Combien va me coûter une GED ?​ Une GED est un investissement pour du long terme. C’est une solution complète pour aider à la pérennisation du savoir de votre entreprise. Comme tout logiciel métier, une GED performante à un coût. Chez Cotranet, nous étudions chaque projet client pour être au plus juste de vos besoins.Voici comment se découpe financièrement un projet GED chez nous : Un coût fixe du logiciel Le cœur de la GED, disponible en mode SaaS ou On-Premise. Un coût variable de gestion de projet avec nos experts Vous aurez un chef de projet dédié pour votre projet. Un de nos développeurs sera aussi attitré en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Un coût variable en fonction du nombre d’utilisateurs Vous définissez en amont de projet le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution. En fonction de vos futurs besoins, le nombre d’utilisateurs va pouvoir varier. Un coût de formation Stockez vos données en interne pour répondre aux exigences des secteurs les plus réglementés. Un coût facultatif d’hébergement de la solution La solution 100% en mode SaaS, mais si vous souhaitez garder le contrôle, l’hébergement est possible chez vous, pour une maitrise des coûts et des responsabilités. Le cœur de la GED, disponible en mode SaaS ou On-Premise. Vous aurez un chef de projet dédié pour votre projet. Un de nos développeurs sera aussi attitré en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Vous définissez en amont de projet le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution. En fonction de vos futurs besoins, le nombre d’utilisateurs va pouvoir varier. Stockez vos données en interne pour répondre aux exigences des secteurs les plus réglementés. La solution 100% en mode SaaS, mais si vous souhaitez garder le contrôle, l’hébergement est possible chez vous, pour une maitrise des coûts et des responsabilités. Une démo ? Les mots c’est bien, mais une démo c’est mieux ! Contactez nos experts pour une présentation sur-mesure de notre solution. 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